GoBD

GoBD steht für "Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff". Diese wurden zu Jahresbeginn 2015 vom Bundesfinanzministerium rechtlich verbindlich eingeführt.

Dies bedeutet unter anderem für Sie:

  • alle steuerrechtlich relevanten Dokumente müssen so archiviert werden, dass nachträgliche Änderungen nicht mehr möglich sind (gilt explizit für "Vor- und Nebensysteme der Finanzbuchführung, d.h. Auftragsbearbeitung, Materialwirtschaft, Lohnabrechnung, Zeiterfassung, E-Mails)
  • die für Papier geltenden Aufbewahrungszeiten gelten auch für EDV-Dateien
  • Finanzbehörden müssen jederzeit Zugriff auf die EDV-Anlage oder Kopien der Daten (in geeigneten Formaten -> PDF...) erhalten, Aufbewahrung der Ausdrucke reicht nicht!

    Was tun? Eine Möglichkeit ist, alle Drucke zu archivieren und das Archiv monatlich auf DVD-R zu sichern. Das Archiv richten Sie im Menü KONFIGURATION -> ""externe Archivierung" ein. Wählen Sie einen geeigneten Archivordner (Tipp: externe Festplatte) und speichern Sie die Dateien im MF-Format und als PDF ab. Das MF-Format benötigen Sie, weil das Originalformat auch mit gesichert werden muss. Die Option "Kurzbeschreibung im XML-Format" wird nur von externen Archivierungslösungen benötigt. Nutzer von ELO oder vgl. Archivierungssystemen können selbstredend gesonderte Lösungswege bestreiten.